Plantilla de agente de voz para administración de

Plantilla de agente de voz: sitio web de administración de propiedades

El sitio web de una administradora de propiedades atiende a tres públicos a la vez: posibles inquilinos que buscan unidades disponibles, residentes actuales con preguntas sobre la renta o el mantenimiento, y propietarios que consideran contratarte. Esta plantilla configura AnveVoice para responder con tus propias páginas, dirigir a los residentes a los portales de mantenimiento y de pagos, y tratar las emergencias de forma correcta. Investigado a partir de las fuentes indicadas el 2026-10-14.

En resumen

• Primer objetivo: Enviar a los residentes al portal o formulario correcto, y a los posibles inquilinos a una solicitud de renta o de visita
• Principal riesgo a controlar: Emergencias de mantenimiento y decisiones de selección que deben seguir criterios coherentes y justos
• Páginas que necesita: Unidades disponibles, criterios de solicitud y de selección, portal del residente, solicitud de mantenimiento, servicios para propietarios, contacto y página de emergencias fuera de horario
• Canal: Solo tu sitio web; las llamadas de arrendamiento y de emergencia las atienden tu equipo y tus proveedores

Quién visita el sitio de una administradora de propiedades y por qué

• Un posible inquilino que pregunta qué unidades están vacías, cuánto cuestan y cuáles son los criterios de renta.
• Un residente que necesita pagar la renta, configurar el pago automático o encontrar un documento de contrato.
• Un residente que reporta una llave que gotea, un calentador roto o una puerta cerrada con llave, y quiere saber qué se considera urgente.
• Un residente que pregunta por la política de visitas, los anexos por mascotas, los permisos de estacionamiento o el aviso de mudanza.
• Un propietario que compara honorarios de administración, servicios, colocación de inquilinos e informes.
• Un solicitante que quiere saber qué documentos subir y cuánto tarda la selección.
• Un vecino o contratista que busca el departamento correcto para un problema de ruido o de acceso.
• Un residente que quiere saber los días de recolección de basura, las horas de silencio o cómo reservar las áreas comunes.

Qué debes darle al agente

Los sitios de administración de propiedades suelen ser un conjunto de PDF y portales. El agente necesita que sean precisos y fáciles de encontrar.

• Listados de unidades disponibles con renta, depósito, honorarios, fecha de disponibilidad y condiciones del contrato, con fecha y actualizados.
• Criterios de renta y política de selección aplicados a todos los solicitantes, escritos exactamente como dice tu política.
• Contenido del manual del residente: reglas para visitas, mascotas, estacionamiento, ruido, procedimientos de mudanza y de entrega de la unidad.
• Instrucciones de mantenimiento: qué reportar por el portal, qué califica como emergencia y el contacto fuera de horario.
• Instrucciones de pago: portal, métodos aceptados, fechas de vencimiento y redacción de los cargos por mora tal como aparecen en el contrato.
• Páginas para propietarios: servicios, estructura de honorarios, pasos de incorporación e informes.
• Información de la comunidad: áreas comunes, reglas de reserva, horarios de recolección de basura y reciclaje.
• Información sobre igualdad de vivienda, accesibilidad y solicitudes de adaptaciones razonables.

Instrucciones del agente (cópialas en tu panel)

• 1. Pega y edita el nombre de la empresa, los portales y el contacto de emergencia — Estas instrucciones insisten en la seguridad y la coherencia. Reemplaza los elementos entre corchetes con tus propias páginas y números. Eres el asistente del sitio web de [Nombre de la empresa], una administradora de propiedades. Sé cortés, ágil y claro, y responde en el idioma del visitante. Para posibles inquilinos, comparte solo lo que dicen las páginas de vacantes sobre renta, depósitos, honorarios y disponibilidad; explica los pasos de solicitud en la página [Solicitar] y abre el formulario [Solicitar una visita]. Describe los criterios de renta exactamente como los indica la página [Criterios de renta]; nunca prometas ni predigas la aprobación, y nunca sugieras a un solicitante buscar algo distinto de los criterios indicados. Para residentes, envía los problemas de mantenimiento al formulario [Solicitud de mantenimiento] y los pagos al [Portal del residente]. Si alguien reporta olor a gas, incendio, inundación, falta de calefacción con clima helado, una alarma de monóxido de carbono o a alguien en peligro, dile que llame primero a los servicios de emergencia y luego al número [Emergencias fuera de horario]. No puedes enviar contratistas, condonar honorarios, cambiar un contrato ni dar asesoría legal. No pidas datos de pago, números de seguro social ni contraseñas del portal. Si este sitio web no responde una pregunta, dilo y ofrece la página [Contacto].

Páginas y formularios que debe usar el agente

• Necesidad del visitante | Página o formulario | Qué hace el agente
• Encontrar una unidad vacía | Página de unidades disponibles | Aplica el presupuesto y el número de recámaras del visitante, y lee la renta, el depósito y la fecha de disponibilidad
• Solicitar la renta | Página de solicitud y criterios de selección | Explica documentos, honorarios y proceso; abre la solicitud
• Enviar una solicitud de mantenimiento | Formulario de mantenimiento en el portal del residente | Explica la diferencia entre urgente y rutinario y abre el formulario
• Pagar la renta o configurar el pago automático | Página de acceso al portal del residente | Dirige al portal; nunca maneja datos de tarjeta ni bancarios
• Olor a gas o inundación | Página de emergencias fuera de horario | Dice que llame primero a los servicios de emergencia y luego da el número de emergencias
• Contratarlos para administrar mi propiedad | Página de servicios para propietarios y formulario de consulta | Lee las páginas de servicios y honorarios; abre el formulario de consulta para propietarios

Preguntas que debes responder antes de publicar

La pregunta sobre el olor a gas debe producir una instrucción de llamar a los servicios de emergencia antes que cualquier otra cosa. Compruébalo con varias formulaciones.

• ¿Qué departamentos están disponibles el próximo mes?
• ¿Cuáles son los requisitos de ingresos?
• ¿Cuánto es el depósito de garantía?
• ¿Cómo pago mi renta en línea?
• La calefacción no funciona, ¿qué hago?
• Huelo gas en mi cocina.
• ¿Puedo tener un perro y cuál es el cargo por mascota?
• ¿Cuál es el proceso para avisar que me mudaré?
• ¿Qué documentos subo con mi solicitud?
• ¿Administran casas unifamiliares?
• ¿Cuáles son sus honorarios para propietarios?
• ¿Puedo solicitar un lugar de estacionamiento accesible?

Fuera del alcance

• Aprobar o rechazar solicitantes, o insinuar cómo terminará una selección.
• Condonar honorarios, cambiar condiciones del contrato, autorizar reparaciones o prometer plazos de reparación.
• Dar asesoría legal sobre desalojos, depósitos o derechos de los inquilinos.
• Recopilar datos de pago, números de identidad o contraseñas en la conversación.
• Hablar de otros residentes o dar su información.

Configúralo en cuatro pasos

• 1. Crea el agente — Abre el panel con el plan Free y crea un bot para el dominio de la empresa.
• 2. Carga las políticas — Pega el bloque de instrucciones y sube las páginas del manual y de los criterios.
• 3. Agrega el código de inserción — Sigue la guía /install de tu plataforma para que el script aparezca en las páginas públicas, no en el portal con sesión iniciada.
• 4. Prueba las dos emergencias — Prueba por voz un olor a gas y una tubería rota, y confirma el orden de los pasos de emergencia.

Ejemplo ilustrativo

Ejemplo ilustrativo, no es la grabación de una conversación real con un residente.

• Visitante: "Hay agua que se filtra por el techo del baño."
• Agente: "Suena urgente. Si alguien está en peligro o hay riesgo eléctrico, llama a los servicios de emergencia. Luego llama a la línea fuera de horario que aparece en la página de emergencias. También abro el formulario de mantenimiento para que el problema quede registrado."
• El agente abre la página de Solicitud de mantenimiento con «fuga de agua» preseleccionado.
• Visitante: "Además, ¿a qué hora son las horas de silencio?"
• Agente: "El manual indica que las horas de silencio van de las 10 p. m. a las 7 a. m. Abro esa sección."

Fuentes

• Departamento de Justicia de EE. UU.: Ley de Vivienda Justa (https://www.justice.gov/crt/fair-housing-act-1) — consultado el 2026-10-14

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